Assistant(e) d'équipe

Description du poste

DRH-CONSEILS recrute pour le compte d’un organisme institutionnel un(e) Assistant(e) d’Équipe.

*Mission principale

Rattaché(e) à la Direction ou au responsable de l’équipe, l’Assistant(e) d’Équipe assure le soutien administratif et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement de l’équipe.
Il/Elle facilite la circulation de l’information, coordonne les activités administratives et contribue à l’efficacité quotidienne de l’équipe.

*Principales responsabilités

Le/la titulaire du poste sera notamment chargé(e) de :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs ;
• Gérer les appels, courriers, e-mails et autres correspondances de l’équipe ;
• Organiser et gérer l’agenda du responsable et/ou de l’équipe ;
• Planifier et coordonner les réunions, rendez-vous et autres activités ;
• Préparer les salles, documents et supports nécessaires aux réunions ;
• Rédiger les comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs ;
• Assurer le suivi des actions et décisions prises lors des réunions ;
• Organiser et archiver les documents et dossiers de l’équipe ;
• Préparer et mettre en forme les rapports, tableaux de suivi et présentations ;
• Assurer la circulation des informations entre les différents membres de l’équipe et les autres services ;
• Effectuer le suivi administratif des dossiers et activités ;
• Participer à l’organisation des déplacements, missions et événements professionnels ;
• Assurer le suivi des fournitures et besoins administratifs de l’équipe ;
• Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’équipe.

*Profil recherché

• Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint ;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles ;
• Être à l’aise avec la gestion des agendas, réunions et documents administratifs ;
• La maîtrise de l’anglais serait un atout.

*Qualités recherchées

• Excellent sens de l’organisation ;
• Rigueur et méthode ;
• Dynamisme et réactivité ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Bonne présentation professionnelle ;
• Excellent relationnel ;
• Esprit d’équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Sens des priorités ;
• Disponible ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Autonomie et esprit d’initiative.