Secrétaire Junior

Description du poste

FICHE DE POSTE - SECRÉTAIRE

*1. MISSION PRINCIPALE*
La Secrétaire assure l’accueil, l’organisation administrative et le suivi quotidien des activités.
Elle constitue un point de liaison entre la Direction, les formateurs, les apprenants, les clients, les partenaires et les différents services.
*Savoir parler l'anglais sera un atout*

2. *MISSIONS ET RESPONSABILITÉS*
*A. Accueil et relation avec les clients*
- Accueillir et orienter les visiteurs et apprenants ;
- Répondre aux appels téléphoniques et messages ;
- Recevoir et traiter les demandes d'informations ;
- Assurer le suivi des réclamations et demandes des clients ;
- Maintenir une bonne qualité d'accueil et de service.
*B. Gestion administrative*
- Rédiger les courriers, notes et comptes rendus ;
- Classer et archiver les documents ;
- Assurer la gestion des dossiers des apprenants et clients ;
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux formations ;
- Effectuer les photocopies, impressions et numérisations ;
- Tenir à jour les fichiers et tableaux de suivi.

*C. Gestion des formations*
- Enregistrer les inscriptions ;
- Préparer les listes de participants ;
- Assurer le suivi des présences ;
- Communiquer les informations pratiques aux participants ;
- Préparer les salles et documents nécessaires aux formations ;
- Assurer le suivi administratif des formateurs ;
- Participer à l'organisation des sessions de formation.
*D. Appui commercial*
- Recevoir et enregistrer les demandes de formation ;
- Préparer les devis et documents commerciaux selon les instructions de la Direction ;
- Effectuer les relances des prospects et clients ;
- Mettre à jour la base de données clients ;
- Participer au suivi des contrats et règlements.
*E. Appui à la Direction*
- Gérer l'agenda du responsable hiérarchique ;
- Organiser les rendez-vous et réunions ;
- Préparer les dossiers pour les réunions ;
- Rédiger les comptes rendus ;
- Assurer le suivi des tâches confiées par la Direction.
3. *COMPÉTENCES REQUISES*
Formation :
Bac à Bac+2 en secrétariat, administration, gestion ou domaine similaire.

*COMPÉTENCES TECHNIQUES :*
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Capacité à gérer et classer des documents.

*Savoir parler l'anglais sera un atout*

*Lieu :* Abidjan - Cocody Angré
*Horaires :* du Lundi au samedi de 08:00 a 18:00

*Salaire :* 100 000 à 130 000 francs CFA

Contact : 0501117070