ASSISTANTE EXÉCUTIVE

Mission principale :
- Assurer l’assistance exécutive, administrative et opérationnelle de la Direction, en garantissant la coordination des activités, la gestion documentaire, le suivi administratif, la circulation de l’information, la rédaction des documents professionnels et institutionnels ainsi que l’appui à la communication, au suivi des projets et au bon fonctionnement de l’entreprise.
Responsabilités :
i) Assistance Exécutive, Gestion d’Agenda et Coordination de la Direction :
- Assurer la gestion, l’organisation et l’optimisation des agendas et emplois du temps des membres de la Direction ;
- Planifier, coordonner et suivre les rendez-vous, réunions, déplacements professionnels, missions et événements liés aux activités de la Direction ;
- Préparer, organiser et coordonner la logistique des réunions, séminaires, missions, conférences téléphoniques, salons professionnels et événements institutionnels ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions et réunions de la Direction (notes, supports, rapports, présentations, documents techniques et institutionnels) ;
- Assurer en amont la préparation, le suivi et la coordination des dossiers stratégiques et opérationnels ;
- Assurer l’interface entre la Direction Générale, les différentes directions, les partenaires et les parties prenantes externes ;
- Veiller à la bonne circulation des informations et au suivi des actions confiées aux différents responsables ;
- Relancer les interlocuteurs internes et externes afin d’obtenir les informations, validations et livrables attendus dans les délais ;
- Identifier les points de blocage organisationnels et proposer des mesures correctives ou de fluidification ;
- Rendre compte régulièrement à la Direction de l’avancement des activités, des rendez-vous programmés, des actions en cours et des courriers à traiter ;
- Superviser et coordonner les activités de l’Office Manager ;
- Assurer l’intérim de l’Office Manager dans le cadre de ses fonctions, en cas d’absence ou d’indisponibilité ;
ii) Gestion Documentaire, Reporting et Suivi Administratif :
- Réceptionner, filtrer, enregistrer, traiter et orienter les courriers, e-mails et documents
administratifs ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers et des correspondances de la Direction ;
- Assister aux réunions et assurer la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, relevés de conclusions et notes internes ;
- Assurer la rédaction, la mise en forme, la correction et le suivi des courriers administratifs, correspondances professionnelles, notes de réunion, procès-verbaux, comptes rendus, rapports et documents institutionnels de la Direction ;
- Organiser, structurer et assurer l’archivage physique et électronique des documents importants de l’entreprise ;
- Collecter, traiter, classer, mettre à jour et sécuriser les informations et documents administratifs et institutionnels ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle, réglementaire et institutionnelle ;
- Rassembler, structurer et mettre en forme les éléments de suivi, tableaux de bord, indicateurs et reportings ;
- Élaborer les rapports d’activités, notes de synthèse et reportings destinés à la Direction ;
- Participer au suivi des dépenses administratives et à la gestion des notes de frais ;
- Participer à la réalisation des commandes de matériel, fournitures et consommables, ainsi qu’au contrôle de conformité des livraisons ;
- Appuyer le suivi administratif et opérationnel des contrats, commandes clients, facturations, bons de livraison et documents associés ;
- Participer au montage, à la structuration et à l’élaboration des propositions techniques, financières, dossiers de consultation et appels d’offres ;
- Participer à la mise en place et à l’amélioration des outils, procédures et processus administratifs et organisationnels ;
- Veiller à la confidentialité des informations, documents et échanges traités dans le cadre des fonctions exercées ;
iii) Communication Institutionnelle et Support Opérationnel :
- Participer à la rédaction et à la mise en forme des supports de communication internes et
externes ;
- Structurer et assurer la transmission fluide des informations entre les différentes directions, services et parties prenantes externes ;
- Participer à la gestion de la relation client ;
- Participer à la promotion, à la commercialisation et à la vente des services de l’entreprise ;
- Contribuer à la gestion des relations presse et à la communication institutionnelle de l’entreprise ;
- Participer à l’élaboration, à la mise à jour et à la diffusion des contenus et supports de communication physiques et digitaux ;
- Contribuer à la cohérence, à la valorisation et au renforcement de l’image de marque de
l’entreprise ;
- Participer à la conception des éléments de communication et de branding de l’entreprise ;
- Participer à la conception et à la production des supports physiques de communication et de représentation de l’entreprise ;
- Participer à la mise à jour régulière des supports de communication interne et externe ;
- Appuyer la Direction dans le suivi opérationnel des projets, activités et actions transversales de l’entreprise ;
- Exécuter toute autre tâche entrant dans le cadre de ses fonctions ou demandée par la Direction dans l’intérêt du bon fonctionnement de l’entreprise.

Profil du poste

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Compétences techniques (hard skills) :
- Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ; la maîtrise professionnelle de l’anglais constitue un atout ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Agenda), les outils de visioconférence (Teams/Google Meet/Zoom) et de travail collaboratif ;
- Excellente capacité de rédaction administrative et professionnelle (courriers, comptes rendus, procès-verbaux, notes de synthèse, rapports, présentations, correspondances institutionnelles, etc.) ;
- Maîtrise des techniques d’organisation, de gestion documentaire, d’archivage physique et électronique et de suivi administratif ;
- Bonne maîtrise des outils de reporting, de suivi d’activités, de tableaux de bord et de coordination opérationnelle ;
- Capacité à préparer, structurer et mettre en forme des documents techniques, administratifs, commerciaux et institutionnels ;
- Bonne connaissance des outils de communication digitale et des réseaux sociaux professionnels ;
- Capacité à participer à l’élaboration de supports de communication, présentations institutionnelles et documents de représentation de l’entreprise ;
- Bonne compréhension des processus administratifs, organisationnels et opérationnels d’une
entreprise ;
- Une expérience dans le suivi administratif des appels d’offres, propositions techniques et financières constitue un atout.
Compétences interpersonnelles (soft skills) :
- Excellente présentation, sens élevé du relationnel et de la communication professionnelle ;
- Très grande capacité d’organisation, de coordination et de gestion des priorités ;
- Excellentes capacités rédactionnelles, d’analyse, de synthèse et de structuration de l’information ;
- Rigueur, sens du détail et forte capacité de suivi des dossiers et actions confiées ;
- Discrétion absolue et sens élevé de la confidentialité dans le traitement des informations et documents sensibles ;
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant, dynamique et multidirectionnel ;
- Réactivité, autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Sens de l’initiative et capacité à anticiper les besoins de la Direction ;
- Esprit d’équipe et aptitude à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs internes et
externes ;
- Capacité d’adaptation et flexibilité face aux contraintes opérationnelles et aux changements ;
- Résistance au stress et capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme ;
- Sens du service, de la représentation institutionnelle et de l’image de l’entreprise ;
- Compétences interculturelles et capacité à évoluer dans un environnement professionnel international.

Dossiers de candidature

Les candidatures comportant un dossier incomplet ne seront pas traitées.
Si vous souhaitez faire acte de candidature, veuillez adresser un email, avec pour objet obligatoire : « Candidature au poste de ASSISTANTE EXÉCUTIVE » à l’adresse : [email protected],
un dossier comprenant les éléments suivants :
1) Un CV actualisé ;
2) Une lettre de motivation avec vos prétentions salariales.
La date de clôture de réception des candidatures est fixée au 25 Mai 2026 à 23h59 mn (GMT).