Responsable Administrative et Financière

Description du poste

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion administrative, financière, comptable et logistique du projet, en coordination avec le Chef d'équipe, les conseillers techniques et les partenaires concernés. Veiller à la bonne exécution des opérations financières, au suivi budgétaire, à la conformité des dépenses avec les procédures applicables ainsi qu'à la disponibilité des moyens matériels et logistiques nécessaires à la réalisation des activités du projet.

PRINCIPALES ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

Gestion administrative et logistique

Apporter un appui à l'organisation des activités du projet, notamment les ateliers, missions, réunions et déplacements professionnels.

Assurer le suivi de la correspondance et contribuer à la communication administrative du projet.

Participer à la mise en place et au suivi de l'infrastructure du projet, notamment les locaux, équipements et matériels de bureau.

Assurer le classement, le suivi et l'archivage des documents administratifs.

Appuyer la préparation et la mise en forme des documents, présentations et rapports du projet.

Gestion financière et comptable

Assurer la gestion quotidienne de la caisse du projet et le suivi des opérations financières.

Participer au traitement et au suivi des opérations bancaires liées au projet.

Assurer l'enregistrement et le suivi des dépenses conformément aux procédures financières applicables.

Compiler la comptabilité mensuelle du projet à l'aide des outils et logiciels dédiés.

Collecter, vérifier, classer et transmettre les justificatifs de paiement et pièces comptables.

Préparer les rapports périodiques relatifs aux dépenses du projet.

Veiller à la traçabilité et à la justification des opérations financières.

Suivi administratif et budgétaire

Renseigner, actualiser et assurer le suivi régulier des outils de gestion et de reporting du projet.

Mettre à jour les tableaux de suivi financier et budgétaire, notamment les outils de type Project Monitoring (ProMo).

Appuyer le Chef d'équipe dans le suivi de l'exécution budgétaire.

Signaler les écarts constatés entre les prévisions budgétaires et les dépenses réalisées.

Contribuer à la préparation des éléments nécessaires au suivi financier et à la prise de décision.

Gestion des achats et des équipements

Participer à l'identification des besoins en équipements et fournitures du projet.

Assurer le suivi des acquisitions conformément aux procédures et directives d'achat applicables.

Veiller à la réception, à l'enregistrement et au suivi des équipements acquis.

Assurer le suivi administratif des fournisseurs et des opérations d'achat.

Coordination et appui au projet

Travailler en étroite collaboration avec le Chef d'équipe et les conseillers techniques.

Assurer la coordination administrative avec les interlocuteurs du projet et le siège de l'organisation.

Participer aux formations obligatoires et aux activités de renforcement des capacités internes.

Exécuter toute autre mission relevant de ses fonctions, confiée par la hiérarchie dans l'intérêt du service.

Profil recherché
Formation : Bac+3 à Bac+5 en Finance, Comptabilité, Gestion, Administration des entreprises ou tout autre domaine équivalent.
Expérience professionnelle : 3 à 5 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement au sein d'un projet de développement, d'une ONG, d'un organisme de coopération ou d'une structure internationale.

Expérience en gestion administrative, financière et logistique de projets.

Bonne maîtrise des outils de suivi budgétaire et de reporting financier.

Maîtrise avancée d'Excel et bonne connaissance des logiciels de comptabilité et de gestion.

Une expérience dans l'utilisation d'outils de suivi de projets constitue un atout.

La connaissance des procédures administratives et financières des bailleurs internationaux constitue un avantage.

4. COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Bonne maîtrise de la gestion financière, comptable et budgétaire.

Capacité à assurer le suivi administratif et logistique des activités.

Aptitude à préparer des rapports financiers et des tableaux de bord.

Bonne capacité rédactionnelle et maîtrise de la communication professionnelle.

Sens de l'organisation, rigueur et méthodologie.

Capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs.

Autonomie, réactivité et respect des délais.

Discrétion, intégrité et sens de la confidentialité.

Maîtrise du français ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

5. INDICATEURS DE PERFORMANCE

Fiabilité et régularité du suivi comptable et financier.

Respect des délais de production des rapports financiers.

Qualité et actualisation des outils de suivi budgétaire.

Traçabilité et conformité des dépenses et pièces justificatives.

Efficacité dans l'organisation administrative et logistique des activités.

Respect des procédures d'acquisition et de gestion des équipements.

Qualité de la collaboration avec l'équipe projet et les partenaires.

6. CANDIDATURE:

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Le dossier sera composé uniquement de :
• Un Curriculum Vitae détaillé en français (comprenant seulement des éléments liés au poste) ;
• Une lettre de motivation en français ;
• 2 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles).

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