ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Ivoire Facility Management (IFM) est un acteur de référence du facility management en Côte d'Ivoire, filiale du Groupe PFO Africa. Nous accompagnons des clients exigeants : entreprises, institutions et sites industriels, dans la gestion de leurs bâtiments et environnements de travail : maintenance multitechnique, services généraux, hygiène & sécurité.
Avec près de 500 collaborateurs engagés sur le terrain et une direction générale qui investit activement dans la montée en compétences, IFM est en pleine structuration. Rejoindre IFM aujourd'hui, c'est intégrer une organisation en mouvement, contribuer à la professionnalisation d'un secteur clé et évoluer dans un environnement où l'initiative est valorisée.
ROLE :
L’Assistant(e) Administratif(ve) a pour mission principale
d’apporter un appui administratif et organisationnel efficace au Responsable d’Affaires ou Responsables de Site et de façon générale, à l’équipe d’encadrement du Site auquel il ou elle est rattachée.
MISSIONS :
Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et filtrer les demandes;
Traiter les courriers et colis de l’encadrement du Site (enregistrement, tri, mise sous pli, classement, etc.)
Établir des documents administratifs (rapports ; présentations, notes internes, des courriers administratifs, devis, etc.) et vérifier les données, la mise à jour, etc. Procéder à toute opération de saisie et de reprographie ;
Réserver les salles de réunions et préparer les réunions IFM du Site; prendre les notes en vue de la rédaction et la diffusion des comptes-rendus, s’occuper des collations, suivre le planning d’animation des QHSE, etc. ;
Assurer le suivi, le classement et l’archivage numérique (DIFM) et physique des documents;
Vérifier l’état des stocks des fournitures de bureau, évaluer les besoins en approvisionnement et gérer les commandes (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.) ;
Faire un reporting de ses activités au Responsable d’Affaires (ou Responsable Site) ;
Tenir à jour le répertoire de l’entreprise et le DIFM, procéder aux réservations de billet d’avion, hôtels, réaliser divers achats (eau, thé, sucre, etc.), etc.
*Liste non exhaustive des activités.

Profil du poste

PROFIL :
Formation : Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction ou domaines connexes
Expérience : Minimum 02 années d’expérience dans une fonction similaire
Langues : Maîtrise du français ; anglais professionnel est un plus.
Compétences Techniques :
Connaissance des procédures et normes bureaucratiques;
Gestion documentaire, techniques de classement et d’archivage;
Gestion de l’accueil physique et téléphonique;
Connaissances en comptabilité et gestion de caisse;
Capacités d’analyse, de synthèse et de reporting;
Communication orale et écrite professionnelles;
Maîtrise du Pack Office et des logiciels métiers.
Qualités Personnelles :
Organisation, rigueur et discrétion;
Communication, sens de l’écoute et du dialogue ;
Aisance relationnelle, diplomatie, négociation;
Réactivité et adaptation;
Gestion du stress.
CONDITIONS :
Un environnement de travail stimulant et en pleine évolution;
Une couverture maladie;
Une rémunération attractive;
D’autres avantages.

Dossiers de candidature

CANDIDATURE :
Envoyer votre CV à jour sous format PDF à l’adresse email : [email protected], en précisant « Assistant(e) Administratif(ve) » à l’objet du mail.
Seuls les candidats respectant les consignes de candidature et répondant au profil recherché seront contactés.
IFM s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour faciliter votre intégration et votre exercice professionnel.